【イベント会場管理・運営】のおしごと 一日の流れ、やりがい、大変なことは?

イベント職業図鑑

会場のスペックや特徴によって、イベントの内容は大きく変わります。会場選びはイベント成功のための大きなポイントと言えるでしょう。今回はイベント会場管理・運営の世界で働く、営業部(入社3年目・男性)の方に話を聞きました。

仕事内容

イベント主催者の要望に対して利用日程の調整を行ったり、社内・関連会社との確認や検討を投げかけたりする、いわば窓口です。イベントに関わる全てのセクションからさまざまな問い合わせを受けとり、適切な部署へ連絡をして対応してもらうといった、ハブのような存在でしょうか。企業の式典や展示会などイベントの種類によって担当チームが分かれており、私は主にコンサートイベントを受け持つチームに所属しています。
コンサート本番の日は、イベントの進行や混雑度合などを確認し、問題があれば主催者に対応をお願いします。開演中は定期的に場内に入り、気温や息苦しさがないかなどを確認しています。会場内外の快適度がイベントの満足度に直接関わってくるため、細かいところまで気配りが必要です。最終日は終演後、撤去作業の状況を見ながら、使用した設備や部屋、備品に損傷や不備がないかチェックして、問題なく次のイベントが行える状態にします。

 


仕事の好きな点ややりがい

客席や天井など構造部分が多く、ほかの会場と比べて特徴的な構造を持っている会場で、細かい要望に応えることができる分、綿密な打ち合わせと調整が必要な場面も多くなってきます。要望に対して可否を伝えるだけではなく、われわれの施設だからこそできる提案をすることもあります。主催者と一緒にイベントを成功に導くことが使命だと考えていて、常にスタッフの一人のような気持ちで仕事をしています。ですから、主催者と一緒になって準備を進め、イベントを楽しんでいる参加者の笑顔を見ると、やりがいとともに「今日まで頑張ってきて良かった」と強く思います。片づけをすべて終えたイベンターさんが満足そうに「お疲れ様でした」と言ってくださり、その背中を見送るときも達成感を覚えます。

仕事の大変な点、気を付けている点

主催者から会場内外に設置したいものがあるという要望をいただいたとき、まず避難導線の妨げにならないかなど、法的基準も含めたルール上の問題がないかを確認します。ほかのセクションとも連携をとりながら問題がある場合は、主催者と相談して別の場所に置くなどの代替案を決めなくてはなりません。すべてのイベントで、消防法、興行場法など法律を含めた専門的な知識が必要で、会場の構造だけではなくステージやコンサートなどに関わるあらゆる知見を持っておかなければいけないところは大変ですが、イベントの根幹に関わる大事なことなので、様々なセクションに相談しつつ最適な提案ができるよう模索しています。

仕事に欠かせないモノ

ノートパソコンです。主催者が会場の下見をするときに、施設の図面や過去の事例を見せながら説明することができます。これがあればイベントの現場にいても、デスクにいるときのように欲しい情報をすぐに得られるので手放せません。

体験してみたいほかのイベントの仕事

広告関連の仕事です。前職で営業販促ツールの POP やチラシの制作をしていたので、経験を活かせるのではないかという点で興味があります。広告はイベントをリリースするときに一番先に公開されるもので、第一印象を決めるといっても過言ではなく、とても力のあるツールだと感じます。今後、機会があれば携わってみたいです。

本記事は季刊誌『EventBiz』定期コーナー「My MICE Day」の内容をWEB記事用に再構成したものです。内容は取材当時のものです。